Si trabajar en una oficina en casa o en un espacio de coworking no es para ti, deberías pensar en alquilar una oficina externa. Elegir el espacio de oficina adecuado es muy importante. Definitivamente, factores como las comodidades y la ubicación deben incluirse en el proceso de toma de decisiones sobre la oficina.
Tenemos un cálculo de muestra que nos ha proporcionado los profesionales de coworking CN de los costes mensuales de una oficina ya amueblada y damos consejos para la búsqueda. Además: ¿Dónde puedes conseguir una oficina?
Factores importantes a la hora de alquilar una oficina
La oficina sirve como espacio de trabajo para ti y tus empleados donde pasareis mucho tiempo. También tienes la oportunidad de recibir clientes de forma profesional. Por eso es importante tomarse el tiempo suficiente para elegir tu oficina. Cuando alquilas una oficina, se trata de decidir dónde vas a iniciar tu propio negocio en un futuro próximo. Alquilar una oficina implica evaluar la ubicación, la idoneidad, la conectividad y los niveles de ruido. Alquilar una oficina también significa sopesar si, después de todo, una oficina temporal podría ser la adecuada.
Debes prestar atención a estos puntos a la hora de alquilar una oficina:
1. Factor de adecuación
- Alquila una oficina y encuentra el tamaño adecuado: ¿La oficina ofrece suficiente espacio para las tareas que debe realizar? Esto depende del número de empleados con los que te planifiques y también se deben prever, por ejemplo, salas de reuniones.
- Alquila una oficina: preste atención al equipamiento: ¿Tienes el espacio de oficina una infraestructura moderna (informática, telecomunicaciones, fotocopiadoras, sistemas telefónicos)? ¿Son las habitaciones lo suficientemente representativas para recibir invitados y clientes?
- Alquilar una oficina: ubicación y atractivo: ¿Tus oficinas son fácilmente accesibles para tu, tus empleados y clientes? ¿Es la ubicación atractiva para empleados y clientes? Esto no debe subestimarse a la hora de atraer empleados y visitas de clientes a tu ubicación.
2. Factor de costo
- Costos corrientes: ¿Qué tan altos son los costos de alquiler? ¿En qué costos adicionales puedes incurrir? Ten esto en cuenta en tu planificación financiera.
- Periodo mínimo de alquiler: Siempre debes tener en cuenta el control del alquiler. Especialmente al inicio de un negocio, no tiene sentido celebrar contratos con un período mínimo de alquiler de varios años para mantener un cierto grado de flexibilidad.
- Impuesto comercial: Compara las tasas del impuesto comercial en las comunidades vecinas; puede haber grandes diferencias, especialmente entre las grandes ciudades y las áreas circundantes.
3. Expansión de factores
- Utilización: Especialmente en oficinas, cuando la empresa se expande, rápidamente surge el problema de que se agota la capacidad del edificio. Al alquilar una oficina, verifica la ocupación del edificio con anticipación o asegúrate de que haya alternativas para espacio de oficina adicional cerca. Los nuevos servicios de alquiler de oficinas también ofrecen una alternativa flexible si deseas alquilar una oficina.
Consejo: además del clásico corredor, cuando se busca espacio para oficinas también hay disponibles centros de creación de empresas.
¿Qué más debes considerar al alquilar una oficina?
Los siguientes otros factores pueden ser relevantes para tu decisión:
- ¿Las conexiones con la oficina son buenas? Los clientes, empleados y proveedores deben llegar fácilmente a su ubicación y oficina. Las malas conexiones o la ubicación en una zona industrial son un dolor de cabeza para algunas industrias. También deberías comprobar si hay suficiente espacio para aparcar. Debes tener en cuenta que los clientes y proveed res se muestran reacios a pagar tarifas de estacionamiento cuando visitan tu oficina. Por último, se trata también de la accesibilidad mediante ascensor y rampa rodante hasta la oficina.
- ¿Hay contaminación acústica en la oficina? La contaminación acústica perturbadora que puede alterar el flujo de trabajo en la oficina incluye no sólo los constantes trabajos de construcción o en una guardería, sino también las conversaciones telefónicas de los compañeros que forman parte del proceso de trabajo. Puedes evitar el primer caso mirando más de cerca durante la visita y, si es necesario, pasando a otra hora del día y preguntando. En el segundo caso, puedes alquilar una oficina independiente para sus empleados.
- ¿Cuál es la distribución de la habitación? ¿Qué habitaciones laterales hay? Recorre en tu imaginación las habitaciones amuebladas y considera si hay espacio para una secretaría central. ¿Cómo son los lavaderos y trasteros? ¡Eche un vistazo de cerca al espacio de la oficina! ¿Hay habitaciones comunicadas? En caso afirmativo, ¿es útil para su propósito? ¿Hay una cocina de café? Obtén los planos del espacio de oficina, toma medidas y planifica virtualmente cómo te gustaría configurar la oficina.
- ¿Qué pasa con la temperatura y la iluminación en la oficina? ¿Cómo se calienta, dónde están ubicados los radiadores? ¿Hay aire acondicionado o ventilador de techo para los días calurosos del año? ¿Entra suficiente luz por las ventanas? También debes comprobar si hay estores enrollables o estores. Si hay muchas ventanas en el lado sur, la luz intensa podría resultar molesta cuando la luz incide en la pantalla del ordenador.
- ¿Qué normas legales deben observarse? Algunas reglas básicas para configurar su oficina son que una estación de trabajo con computadora en la oficina debe tener un tamaño de entre 8 y 10 metros cuadrados. La superficie de la mesa debe tener entre 160 cm x 80 cm. Todo empleado tiene derecho al llamado “medidor personal”. Esto significa que, si es posible, debería haber como mínimo un metro de espacio detrás del escritorio.
Dónde y cómo alquilar una oficina
Esta sección trata la cuestión de dónde y cómo alquilar una oficina.
- Alquila una oficina con la ayuda de un agente inmobiliario: Incurrirás en gastos de intermediación si alquila una oficina que se gestionó a través de un agente inmobiliario. Pero él puede ayudarte a encontrar una oficina bonita y barata.
- Alquilar una oficina mediante plataformas en Internet: Existen numerosas plataformas en Internet donde se puede buscar una oficina adecuada. Por lo general, la búsqueda en línea no conlleva costos asociados, por lo que puedes buscar la oficina ideal cuando lo desees. Si estás interesado, comunícate primero con el agente de bienes raíces designado, quien realizará la inspección contigo y estará disponible para responder cualquier pregunta adicional. Sin embargo, también es posible que tengas que pagar una comisión a la hora de encontrar una oficina.
- Alquilar una oficina con ayuda de incubadoras: Existen numerosos centros de innovación, tecnología e incubadoras , así como parques científicos y tecnológicos en todo el país donde se puede alquilar una oficina. En una incubadora de empresas o un centro tecnológico, las empresas emergentes encuentran edificios y áreas que pueden usarse para diversos fines, como oficinas, laboratorios, instalaciones de producción o instalaciones de investigación.
- Alquilar una oficina temporal: Una alternativa al alquiler de una oficina de forma tradicional es el centro de negocios, que te proporciona una oficina temporal. Existen centros de negocios de este tipo en muchas ciudades grandes. Allí no sólo obtendrá una oficina temporal, sino también la oportunidad de utilizar los servicios de oficina. Si alquila una oficina alquilando una oficina temporal, obtendrá, si lo desea, la zona de recepción, el equipamiento de oficina y la posibilidad de asumir tareas administrativas. Las ventajas de alquilar la oficina temporal son los costes más bajos y la flexibilidad, ya que sólo estará vinculado a la oficina temporal de forma limitada. Infórmate más sobre oficinas temporales si quieres alquilar una oficina.
Consejo
Al comparar diferentes espacios de oficina, puedes calificar los criterios mencionados anteriormente utilizando una escala de puntos.
