¿Cómo elaborar un presupuesto para tu proyecto de negocios?

Cuando nos enfrentamos a la elaboración del plan de negocios con el que vamos a presentar nuestra empresa a socios y otros, uno de los pasos más delicados e importantes del proceso es la elaboración del presupuesto.

Este tiene que ser lo más adaptado a la realidad posible, con datos veraces sobre el capital que necesitaríamos para comenzar nuestra actividad y su proyección a futuro, que, por supuesto, lleve a unas ganancias considerables para todos los inversionistas, de forma que puedan confiar en nuestra idea.

Los presupuestos suelen ser muy importantes dentro de la planificación de una nueva empresa porque indican:

• Cuánto dinero se necesita.
• Cuándo se necesitará el dinero para las actividades.
• La proyección de las decisiones tomadas
• La contabilidad y transparencia financiera de la empresa.

Para lograrlo hay que plantearse una serie de factores, como por ejemplo, los gastos y beneficios, las vías de ahorro, las fuentes de financiación y planes operacionales, por mencionar algunos. Además, existen dos tipos de presupuesto entre los que debemos elegir:  los que realiza la empresa con el fin de estimar su situación financiera a futuro y aquellos que se elaboran a petición del cliente para que puedan saber cuánto costará el trabajo a realizar.

Si te encuentras en este paso de desarrollo de tu plan de negocio, hemos elaborado una guía completa para ayudarte a elaborar un presupuesto eficiente, con los consejos de los expertos en la elaboración de planes de negocios de Ingenium Group.

¿Qué hay que tener en cuenta para la elaboración del presupuesto?

Para poder elaborar un buen presupuesto se deben tomar en cuenta:

• Los costos del proyecto. Estos incluyen, tanto los costos fijos, como los recursos de la empresa.
• El flujo de caja. En este se debe incluir los ingresos y egresos, las obligaciones financieras y los gastos variables y regulares
• Cuando se deberá hacer frente a as obligaciones que adquiera la empresa
• Los ingresos y los gastos principales del año anterior, expresados de la forma más realista posible; incluso especificando si se pudo haber gastado menos o conseguido mejores resultados en el balance final
• Un plan de acción para evitar gastos innecesarios, en caso de haber incurrido en ellos en el año anterior
• Los planes, valores y estrategia de la empresa
• La rentabilidad y el coste-eficiente

Igualmente, el presupuesto debe pasar por el análisis y la aprobación de todos los miembros de la empresa.

¿Cuáles son las fases que hay que seguir para la elaboración de un presupuesto?

Para hacer un presupuesto se debe elaborar:

 Una lista de los ingresos mensuales.

• Una lista de los gastos fijos cada mes.
• Una lista de los gastos que varían cada mes.
• Definir el flujo de caja.
• Un cálculo de la diferencia entre gastos e ingresos.

Por lo tanto, se deben realizar las siguientes acciones:

• Preparar el material necesario para realizar el presupuesto
• Clasificar los gastos
• Calcular variantes importantes (como cambios de moneda u otros).
• Definir muy bien las prioridades.
• Establecer un fondo de emergencias para imprevistos.
• Programar una revisión cada cierto tiempo
• Si es necesario, se debe contactar con un asesor que revise y optimice el presupuesto.

No obstante, todo este proceso se puede dividir en tres pasos básicos: la planeación, la coordinación y el control.

La planificación es el paso más importante, ya que es la que nos permitirá trabajar sobre datos reales y objetivos bien enfocados que nos ayuden a obtener los mejores beneficios para nuestra empresa, hacer un seguimiento de nuestros procesos y hacer las modificaciones necesarias para su optimización. Dentro de dicha planificación, nuestro lema principal debe ser el de optimizar nuestro presupuesto y, por supuesto, conseguir los mejores resultados posibles.

¿Cómo hacer un presupuesto de tus servicios profesionales?

Si el presupuesto en cuestión debe contener los costes de los servicios profesionales de tu empresa, por ejemplo, para que un cliente o un socio pueda conocerlos, debes hacerlo basándote en las horas que inviertas en tu trabajo.

Aunque a tu cliente no le vayas a cobrar en horas, si que debes determinar los costes basándote en las horas que tendrás que invertir en la realización del trabajo. Para saber cuanto dinero quieres ganar por hora, deberás tomar en cuenta lo que quieres ganar al mes o al año.

Para tomar esta decisión deberás tomar en cuenta los gastos de tu negocio como seguridad social, seguros del negocio, luz, gas, teléfono y todo lo necesario; pero también debes ser competitivo. Es decir, que deben ser atractivos para tu cliente, sobre todo teniendo en cuenta como están esos precios en el mercado al cual perteneces.

Igualmente, deberás tomar en cuenta tu experiencia, ya que por ejemplo, una persona que está comenzando a desarrollar su carrera profesional, debe comenzar con un sueldo un poco bajo.

Un consejo es ir anotando las horas laborables que sueles tener en una semana, y determinar, según esta cantidad, cuando debería costar cada hora para tener la entrada de dinero esperada para final de mes.

Consejos para la elaboración de un predispuesto

Ya conoces que es y cómo se hace, sin embargo, entendemos que es difícil poner la teoría a la práctica. Por eso, le hemos preguntado a Ingenium Group por algunos tips para hacértelo un poco más fácil:

Pronostica tus ventas o ingresos

Un dato que te ayudará mucho en la elaboración de tu presupuesto es conocer tu monto de ventas estimadas. Para ello, deberás evaluar lo siguiente:

• Demanda estimada del producto o servicio.
• Mercado meta.
• Competencia directa e indirecta.
• Precio promedio de mercado del producto y/o servicio.
• Capacidad de producción.

Así, tu resultado puede ser uno de los siguientes tres: ventas bajas, ventas moderadas y ventas altas.

El objetivo de hacer este pronóstico es conocer tu proyección de ventas e ingresos lo más ajustada posible a la realidad y basándote en datos reales con los que cuentes. Justo esto es lo que te permitirá tomar decisiones sobre ese flujo de dinero estimado con el que contarás, como por ejemplo, en relación a la producción, compra de materia prima o contrataciones de personal.

Otro punto importante que debes conocer, son los diferentes métodos a tu disposición para realizar el pronóstico de ventas. Algunos de ellos son los siguientes:

• Datos históricos: Este es el método que toma en cuenta las ventas de años anteriores y analiza la tendencia a partir de ellos, por ejemplo, para saber el ritmo en el que deberían crecer las ventas, basándose en el incremento obtenido en años anteriores.
• Tendencias del mercado: En este método lo que se toma en cuenta es algún indicador o estadística del sector o mercado como el Índice de Precios al consumidor.
• Ventas potenciales del mercado: En este método lo que se hace es analizar el total de ventas que se estima que pueda alcanzar el mercado en el que te desarrollas, y luego, de esta cifra, determinar cual será el porcentaje de ventas de tu empresa basándote en tu capacidad de producción y distribución.
• Juicios personales: En este método se intenta buscar la opinión de expertos en el tema de tus propios empleados quienes deberán opinar en base a la actividad experimentada hasta ahora, incluso, será valedera tu propia opinión como líder del proyecto.

Presupuesta gastos (costos fijos y variables)

Saber cual es el dinero que entra y que sale de nuestra empresa nos da un cierto control sobre nuestras operaciones y sobre nuestra proyección, necesario para la toma de decisiones y la disposición  de nuestros recursos de la forma más conveniente.

Para determinar este aspecto debe tomar en cuenta:

1. Gastos generales de la compañía, en los que deberá dividir a los fijos (agua, luz, nómina etc.) de los variables (costos de venta, gastos administrativos). Igualmente, es una buena idea clasificarlos por departamento, de forma que así sepas el dinero invertido en cada área de tu organización.
2. Proyectos planeados. Es decir, las inversiones, grandes o pequeñas, que se tengan proyectadas realizar para el crecimiento de tu empresa.
3. Es importante que, como empresa, tengas un monto importante apartado para casos de imprevistos que te salve de perder toda tu liquidez o de perder tu proyecto.

• Pronostica el flujo de efectivo

El flujo de efectivo proyectado es una herramienta básica para la gestión financiera y elaboración de presupuestos. Esta nos permite  planificar un uso eficiente del efectivo con el que cuenta nuestra empresa buscando mantener nuestros saldos dentro de los montos que esta necesita para mantenerse operativa.

Esta planificación en particular justamente nos ayuda a evitar que no tengamos la solvencia necesaria a la hora de enfrentar nuestras obligaciones adquiridas, por ejemplo, con proveedores, acreedores y personal contratado; o en el caso contrario, que exista una cantidad de efectivo que no esté generando ningún tipo de entrada de capital a la empresa.

Así, cuando el flujo de efectivo resulta positivo indica que la empresa tiene capital suficiente para realizar sus operaciones o para cumplir con sus responsabilidades, mientras que al ser un resultado en negativo, lo que nos indica es que debemos buscar una fuente de financiamiento adicional para cumplir con nuestras obligaciones más inmediatas y para continuar con la actividad a futuro.