Si eres un apasionado del mundo del deporte y estás pensando en organizar un evento deportivo como una carrera, un partido benéfico o un evento amateur este artículo es para ti. Porque te vamos a explicar todas las cuestiones que debes tener en cuenta para que el evento tenga éxito.
Establece los puntos clave del evento
El primer paso a la hora de organizar el evento es establecer los puntos clave como podría ser el deporte, el tipo de prueba, el público objetivo y la finalidad del evento. Por ejemplo, voy a organizar un partido de fútbol femenino con el objetivo de recaudar fondos para una causa benéfica. Así, estos son los puntos clave que hay que establecer antes de comenzar con la organización.
Busca una fecha ideal y el lugar idóneo
Una vez que ya tengas los aspectos básicos claros tendrás que buscar una fecha y lugar de celebración. Eso sí, intenta tener un amplio margen de tiempo para la organización. No te apresures y fijes una fecha demasiado cerca porque lo más seguro es que no tengas tiempo suficiente para organizar todo como te gustaría. Especialmente si necesitas permisos de la administración pública. Porque por ejemplo si hay que cortar el tráfico de algunas calles estos trámites pueden tardar. Así que como mínimo deberías tener 3 meses para organizar todo bien, pero en función de las dimensiones del evento el tiempo mínimo necesario puede ser mucho mayor.
Respecto al lugar de celebración debe cumplir tus objetivos para la prueba y ubicarse en un destino interesante. Es decir, si vas a organizar una prueba de grandes dimensiones que congregue a una cantidad de público de diferentes lugares la ciudad debería tener capacidad hotelera suficiente para que los participantes puedan alojarse.
Elabora un presupuesto
Una vez que ya tengas claro el evento, el público objetivo, la finalidad, el lugar y la fecha puedes comenzar con el aspecto económico. Porque para celebrar este tipo de eventos se necesita de un presupuesto.
Así, tienes que detallar todos los gastos necesarios para la prueba como alquiler de instalaciones, equipo, contratación de personal, merchandising, árbitros, catering o publicidad. Y es que puede parecer económico organizar un evento, pero realmente conlleva muchos gastos.
También deberías determinar cómo vas a conseguir el dinero. Es decir, si sólo vas a buscar financiación en instituciones públicas o privadas o la inscripción va a tener algún coste para los participantes.
Busca patrocinadores
Una vez elaborado el presupuesto ha llegado el momento crucial de la organización de un evento, la búsqueda de patrocinadores y colaboradores. Porque si no se dispone del dinero suficiente el evento es complicado que pueda celebrarse.
Así que debes buscar patrocinadores. Tu punto de partida deberían ser las instituciones públicas, ya que suelen apoyar este tipo de eventos. Deberías solicitar patrocinio al ayuntamiento en el que va a tener lugar el evento, a la provincia y a la comunidad autónoma. Seguro que en pequeña o gran medida sufragan tu proyecto siempre y cuando lo consideren interesante.
Pero no sólo debes centrarte en instituciones públicas, también en empresas. En este caso puedes establecer diferentes planes de colaboración con diferentes presupuestos. Por ejemplo, si el logotipo de la empresa va a aparecer en las camisetas que llevarán los participantes en el evento el precio de la colaboración debe ser mayor al de las compañías que no.
Crea una página web
Cuando el evento empiece a ver la luz es muy importante que crees una página web propia en la que se expliquen los objetivos y datos principales. Así podrás mostrarla a los posibles patrocinadores y colaboradores. Y también el público objetivo y los potenciales participantes podrán comenzar a saber más sobre el evento.
Sobre la página web sería interesante habilitar una sección de inscripciones. Para que los participantes se puedan inscribir fácilmente en el evento desde su teléfono u ordenador.
Determina un periodo de inscripción
Debes determinar un periodo de inscripción en el que los participantes se puedan apuntar. Primero por razones logísticas y después para establecer una organización. Y es que debes saber con tiempo cuántas personas van a participar en el evento porque no es lo mismo organizar un evento para 100 que para 1.000. Porque a pesar de que se hagan estimaciones finalmente puede sorprender la aceptación o por el contrario, la falta de inscripciones.
No obstante, puede que por el tipo de evento hayas tenido que fijar un número máximo de participantes y a pesar de que haya más interesados tan sólo los primeros en inscribirse puedan participar.
Contrata personal o busca voluntarios
Para que un evento tenga éxito es necesario bastante personal en la organización. Y es que pongas el caso de una carrera deportiva. Se necesitan personas para entregar los dorsales, personal para montaje, también puede que haya que establecer un control a lo largo del recorrido o simplemente voluntarios para informar a los participantes.
Así se debe establecer un plan con el número de personas necesarias para el evento, el tipo de puestos o incluso el lugar de trabajo. Y después buscar voluntarios o contratar personal.
Diseña un plan de comunicación y difusión
Si el evento no llega al público objetivo es complicado que tenga éxito. Por lo que hay que diseñar un plan de comunicación y difusión. Por ejemplo, en la primera fase de organización se puede enviar una nota de prensa a los medios de comunicación locales y regionales informando del proyecto. Después una vez que se haya consolidado estaría bien preparar una rueda de prensa en la que detallar todo sobre el proyecto como la fecha, el lugar, el periodo de inscripción o los métodos habilitados para que los participantes se puedan apuntar. Pero también se debería designar a una persona como intermediario o portavoz del evento para que si los periodistas lo necesitan se puedan poner en contacto.
Estos son algunos puntos básicos que debe contar un buen plan de comunicación de un evento deportivo. Aunque hay muchos más aspectos que debe considerar.
Compra productos personalizados para el evento
Está claro que se deben comprar diferentes productos personalizados para el evento. En función de la tipología del mismo serán necesarios unos u otros.
“En un evento deportivo es conveniente que se decoren las instalaciones con productos personalizados como banderas, pancartas, roll ups o fly banners. También se pueden diseñar artículos para vender como bufandas o camisetas”, indican desde Fabricabanderas.com, fábrica de banderas personalizadas y productos publicitarios.
Pero es fundamental conseguir artículos básicos para la decoración del lugar de celebración y para entregar a los participantes.
Ten todo bajo control
Y la última cuestión a tener en cuenta para poder organizar un evento deportivo con éxito es que hay que tener todo bajo control. Así que no estaría mal diseñar un plan de ejecución con un horario previsto y soluciones a los principales problemas que se pueden dar el día del evento. El horario lo deben tener todas las personas de la organización para poder saber qué hay que hacer en cada momento. Mientras que plantear con tiempo las soluciones a los problemas que se pueden dar ayudará a que si finalmente ocurren no cunda el pánico porque se sabrá con antemano qué hay que hacer. Y esto puede parecer una tontería, pero el error más pequeño puede provocar un gran problema o un caos absoluto por lo que es conveniente anticiparse a ellos y preparar posibles soluciones.
Esperamos que este artículo os sea de ayuda para saber cómo organizar un evento deportivo con éxito. Aunque la práctica hace al maestro y no hay nada como aprender de los errores propios y de la experiencia.
