El mundo empresarial ha dado un gran cambio en los últimos años, fruto de la transformación de las reglas y del incremento de la importancia de la ética de la empresa. Antes, acatar las reglas era visto como un procedimiento únicamente administrativo, como una serie de requisitos que las compañías tenían que acatar para evitar penalidades o dificultades legales. A pesar de ello, en la actualidad, el acatamiento de la norma ha transformado en una base fundamental para la estrategia y administración de los negocios. Además de resguardar a las compañías de las consecuencias jurídicas, asimismo contribuye a preservar su marca, generar confianza entre los consumidores y inversionistas, y garantizar una labor clara dentro de un marco de negocios cada vez más intrincado y competido.
El término de cumplimiento normativo ha adquirido una importancia incontrovertible en este contexto, en gran parte debido a la severidad de las normas y al control constante que se hace de las actividades de una empresa. Los escándalos de dinero, las falsificaciones corporativas y los casos de corrupción han hecho que los gobernantes y los órganos de control crearán más estrictos controles sobre la legislación, imponiéndoselas a las compañías que no acaten con la ley. Al mismo tiempo, la comunidad ha adquirido una mayor participación en la presión por la transparencia y la responsabilidad de la empresa, liderada por el incremento de la información y una mayor comprensión de la importancia de la ética en la administración de empresas.
En este contexto, el cumplimiento de la norma ya no se trata solo de una responsabilidad legal, sino que se trata de un rasgo que diferencia a las empresas en el ámbito de la competencia y la sustentabilidad. Las compañías que adoptan una cultura de honor y ética además de que minimizan los riesgos, además de que mejoran la posición que tienen en el mercado, relacionan a largo plazo con sus clientes, asociados y autoridades, y aseguran su crecimiento en un ámbito en el que la franqueza y la seriedad son más valoradas que jamás.
El significado del cumplimiento normativo
El cumplimiento normativo, o compliance, se refiere a la implementación de estándares, políticos y procedimientos para garantizar que la empresa opere en la estructura legal y ética adecuada para ello. No se trata solo del cumplimiento de las regulaciones impuestas por el gobierno, sino que también cumple con los estándares internacionales, principios de la industria y principios de orden.
Actualmente, las empresas tienen una variedad de reglas. Una de las cosas más importantes es que la protección de los datos personales es promovida por principios como el principio de protección general de datos (RGPD) en Europa o la ley de privacidad del consumidor (CCPA).
También hay reglas para prevenir el lavado de dinero, anti -corrupción, derecho laboral, seguridad del personal, estándares ambientales y estándares financieros. Cada campo tiene sus propios requisitos y la falta de cumplimiento puede causar graves consecuencias.
El aumento de la importancia del compliance
La obediencia de la norma ha adquirido mayor importancia debido a varias razones. Una de las cuestiones es el aumento de las restricciones a nivel mundial. Las gobernaciones han establecido castigos más extremas para compañías que no hagan caso a la norma, con penalidades que pueden ser mil millones de dólares. También, las verificaciones y audiciones se han aumentado, esto hace más complicado eludir las prácticas incorrectas.
Otro elemento fundamental es la fuerza social. Los consumidores han evolucionado y actualmente quieren mayor transparencia de parte de las compañías.
Actualmente, la imagen de una compañía puede ser dañada en cuestión de minutos si se evidencia que ha quebrantado una norma. Las redes sociales y los medios de comunicación exageran cualquier incidente, esto puede provocar una baja de confianza que, en ciertas ocasiones, no es posible volver a instaurar. Es por eso que los profesionales de DAPRO Cumplimiento Normativo, ayudan a las empresas a cumplir con todos los cumplimientos y evitar así sanciones importantes que puedan perjudicar a la empresa y a los trabajadores.
Cómo afecta el incumplimiento normativo a las empresas
No acatar las reglas puede ser muy costoso. En los últimos años, varias empresas han sufrido las consecuencias de no tomar en serio el compliance. Un ícono representativo es la situación de Volkswagen con respecto al dieselgate. La compañía de Alemania modificó pruebas de emisiones con el fin de que los automóviles que comercializa parecieran ser menos dañinos de lo que en realidad eran. Al momento de ser descubierto el fraude, la compañía tuvo que hacer frente a penalidades por un monto superior a treinta mil millones de dólares, además a una crisis de imagen que deterioró sus ventas por muchos años.
Otro caso destacable es el de Wells Fargo, una institución financiera de Estados Unidos que poseía millones de cuentas ficticias sin el acuerdo de los clientes para aumentar sus ganancias. Este percance le costo a la compañía 3 mil millones por sanciones y provocó importantes cambios en el cultura de la corporativo.
El incumplimiento de la norma no solo implica penalizaciones económicas. Además es posible que genere complicaciones en el interior. Los trabajadores es posible que pierdan la seguridad de la compañía si sienten que su labor es en un espacio en donde las reglas no se acataron. La transformación de personal es mayor, la producción es menor y la cultura de la organización es decadente.
Elementos clave de un buen programa de cumplimiento
Para eludir las dificultades mencionadas, las compañías han comenzado a ejecutar proyectos de ejecución más poderosos. Un buen programa de cumplimiento empieza por el consenso de la gerencia alta. Si los líderes de un organización no toman en consideración la importancia de la normas jurídicas, es menos probable que los empleados las observen. Es importante que los líderes den el ejemplo y promuevan una cultura de honestidad y ética en el resto de la institución.
El segundo elemento fundamental es la creación de un manual de ética y comportamiento. Este certificado tiene que ser específico y abierto para todos los empleados, y tiene que explicar cuáles son los fundamentos de la compañía. También, es importante delimitar y precisar los peligros que enfrenta la institución. No todas las compañías tienen las mismas dificultades en el ámbito del cumplimiento, es por esto que es fundamental hacer un estudio en profundidad para determinar las zonas más críticas.
La capacitación y la sensibilización de los trabajadores es otra cosa fundamental. No es suficiente con poseer reglas por escrito si no hay o no se comprende. Los empleados deben ser educados regularmente sobre las cuestiones de compliance, en particular aquellos que tienen puestos importantes dentro de la compañía.
Finalmente, es necesario disponer de sistemas de monitoreo y control que posibiliten advertir posibles fallas de antemano para que cuando se transformen en un inconveniente grande. Muchas empresas han implementado canales de comunicación anónimos que permiten a los empleados reportar fallas sin temor a represalias.
Los beneficios del cumplimiento normativo
Para evitar penalidades, el compliance ofrece provechos de estrategia para los comercios. Uno de los más obvios es la elevación de la fama. Una corporación que demuestra una dedicación seria a la observancia de las normas genera franqueza con sus clientes, colegas y financieros.
Otro provecho es la disminución de riesgos en términos financieros. Cumplir con la legislación y las normas de seguridad de la empresa disminuyen el peligro de que se demanden o se multen fuertemente los recursos de la compañía. Además, incrementa la seguridad de los empleados dentro de una compañía que actúa con fiabilidad y cumple con las reglas.
También, las compañías que tienen buenas prácticas de compliance tienen más posibilidades de ampliarse a nuevos territorios. En varias áreas, las legislaciones varían entre estados, y aquellas compañías que ya tienen procedimientos firmes de acatamiento pueden adaptarse más fácilmente a estas peticiones.
Cómo implementar un programa de cumplimiento normativo
Para las compañías que todavía no cuentan con un sistema fuerte de cumplimiento, el primer paso es hacer un diagnóstico de la condición actual. Es fundamental delimitar cuáles son las normas que afectan a la institución y determinar la magnitud del riesgo en cada sector.
Luego, es importante crear procedimientos y políticas realistas que se acomodan a las características de la compañía. No todas las instituciones requieren las mismas normas, de modo que el plan de acción debe ser particularizado.
La elección de un responsable de hacer que las cosas se vayan a cabo es igualmente importante. En varios negocios, la posición en este ámbito es acogida por un oficial de cumplimiento, el cual se encarga de asegurarse de que las reglas se observen y de actuar en caso de que ocurra algún percance.
Una vez que se implemente el plan, es significativo controlar su efectividad.
La obediencia de la norma ya no se trata únicamente de una requisición legal, sino que es un elemento fundamental para la estratagema de cualquier compañía. En una sociedad en donde la fiabilidad y la ética comercial son paulatinamente valoradas, las compañías que se preocupan por el compliance no solo evitan dificultades jurídicas, sino que además resaltan la fiabilidad de su estructura y aseguran la perdurabilidad de su existencia a largo plazo.
