El cumplimiento de la legislación aplicable es un tema que cada vez adquiere más complejidad para las empresas, los autónomos y las organizaciones de cualquier tamaño. Las normativas cambian, se publican requisitos nuevos y, muchas veces, una misma actividad termina sujeta a obligaciones en distintos campos: laboral, medioambiental, sanitario, fiscal, industrial, protección de datos o seguridad de la información.
El hecho de que se mantenga toda esta información actualizada mediante documentos dispersos, hojas de cálculo o avisos manuales puede llegar a generar errores. Un requisito que no se detecte a tiempo, una revisión no registrada o una medida correctiva que quede pendiente es posible que acabe provocando sanciones, interrupciones de actividad o problemas cuando se realice una auditoría.
Lo que ocurre es que el software de requisitos legales es de gran ayuda cuando se quiere organizar la información, identificar las obligaciones y también comprobar si la empresa cumple con las mismas.
No puede ni debe sustituir el criterio profesional ni la responsabilidad de la dirección, pero puede ser una herramienta de gran utilidad para que así se reduzca la improvisación y que haya una visión más clara de la situación legal por parte de la organización.
¿Qué es un software de requisitos legales?
El uso de un software de gestión de requisitos legales realiza una labor interesante según los profesionales de Worldlex puesto que permite a las empresas automatizar el control normativo y reducir de forma significativa los riesgos asociados.
Su función consiste en reunir la legislación aplicable, relacionarla con las actividades y centros de trabajo de la organización y facilitar el seguimiento de las medidas necesarias para demostrar el cumplimiento.
En la herramienta es posible llegar a incluir normas estatales, autonómicas, locales e internacionales, todo ello dependiendo del alcance del servicio. Del mismo modo, puede organizar los requisitos por áreas tales como prevención de riesgos laborales, calidad, medio ambiente, seguridad alimentaria, seguridad industrial o compliance penal.
El objetivo no consiste en que se almacenen leyes sin más. Su valor se encuentra en transformar la normativa en una serie de tareas concretas. Por ejemplo, una obligación puede terminar traduciéndose en la necesidad de hacer una inspección, renovar una autorización, que se mantenga un registro, impartir una formación o que se revise de forma periódica un equipo.
¿Por qué resulta difícil controlar la normativa?
La legislación no permanece estática. En este sentido, las obligaciones se pueden modificar, ampliar o quedar sustituidas por disposiciones nuevas. No todas las normas afectan de la misma forma a cada empresa.
Una fábrica, una empresa de transporte, un restaurante y una consultora informática cuentan con una serie de riesgos y responsabilidades distintos. Hasta dos empresas del mismo sector pueden estar sujetas a requisitos que son diferentes cuando operan en comunidades autónomas diferentes, disponiendo de varios centros o vendiendo productos en otros países.
Cómo funciona una plataforma de este tipo
El funcionamiento empieza con la identificación del perfil por parte de la organización. Para ello, hay que tener en mente la actividad, los centros de trabajo, los procesos, los productos, los equipos y los países en los que operan.
Partiendo de estos datos, lo que ocurre es que el sistema elige los requisitos legales que pueden ser aplicables. Luego, cada obligación se asocia a una persona responsable, una periodicidad de revisión y evidencias que se deben conservar.
La plataforma, hay que considerar que puede enviar avisos cuando se aproxime una fecha importante o haya modificaciones normativas. De esta manera, el equipo no va a depender solo de recordar de forma manual cada renovación o actualización.
Hay que estar actualizados
Entre las características de mayor importancia que tiene cualquier solución de esta clase está la actualización de los contenidos. Un programa puede acabar teniendo una interfaz sencilla y con bastantes funciones, pero perder utilidad cuando la información jurídica no se revisar regularmente.
La empresa tiene que saber quién se encarga de la identificación de las novedades legislativas, de qué manera se validan y con cuánta frecuencia se van a incorporar al sistema.
Todas las novedades normativas no afectan de la misma forma. Una actualización útil debe explicar qué obligación cambia, a quiénes les afecta, desde cuándo se puede aplicar y qué medidas deberá adoptar la organización.
Estamos ante una contextualización, permitiendo que el equipo actúe con más rapidez y evite interpretar de manera incorrecta una modificación que se produzca.
Todas las novedades normativas no afectan del mismo modo. Una actualización útil tiene que explicar qué obligación cambia, a quiénes afecta, desde qué momento se aplica y qué medidas deberá adoptar la organización. Esta contextualización permite que el equipo actúe más rápidamente y se evite interpretar de manera incorrecta una modificación.
Gestión por áreas de actividad
El cumplimiento legal no se limita a un solo departamento. En muchas empresas y organizaciones, las obligaciones se reparten entre los diferentes equipos y precisan coordinación.
En el área de medio ambiente es posible que haya requisitos relacionados con los residuos, emisiones, vertidos, consumos, productos químicos o autorizaciones. En seguridad y salud laboral, el sistema puede ser de ayuda de cara a controlar evaluaciones de riesgos, equipos de protección, formación, vigilancia y revisiones.
La seguridad alimentaria incorpora obligaciones en concreto sobre trazabilidad, higiene, controles, proveedores y gestión de incidencias. Por su parte, la calidad puede requerir que se hagan procedimientos documentados, controles internos y seguimiento de las no conformidades.
Un sistema de requisitos legales permite que se reúnan estas áreas en un mismo entorno sin que se pierda la especialización de cada una. La dirección es posible que obtenga una visión global, mientras que cada responsable consulte solo la información vinculada a sus funcionales.
Control de permisos y vencimientos
Existen bastantes obligaciones que tienen una fecha de caducidad o necesitan renovaciones periódicas. Las licencias, certificados, revisiones de equipos, autorizaciones ambientales y contratos de mantenimiento deben controlarse con la debida antelación.
Puede llegar a ocurrir que un aviso recibido el día anterior puede que sea inútil cuando la renovación necesite documentos, inspecciones o trámites que sean de carácter administrativo.
Por todo ello, el sistema debe permitir la configuración de alertas con varios márgenes de tiempo.
Algo que también es importante es el registro de lo que sucedió después del aviso. No vale con marcar una tarea como completada: en algunos casos es necesario que se adjunte un certificado, un acta de inspección o una comunicación oficial.
El historial lo que hace es aportar una evidencia de utilidad en las revisiones internas y auditorías externas. Además, ayuda a facilitar que otra persona asuma la responsabilidad y cambie el equipo encargado del cumplimiento.
Acciones correctivas y no conformidades
La detección de un incumplimiento es solamente el primer paso. La empresa tiene que decidir cómo lo corrige, quién se encarga de hacerlo y el plazo.
A modo de ejemplo, conviene saber que una inspección puede detectar que un equipo no se haya revisado, que falte una formación obligatoria o que un documento no esté actualizado. El software puede registrar la incidencia, asignar una tarea, establecer una fecha límite y documentar la solución que se adopte.
Esta funcionalidad ayuda a evitar que los problemas se puedan perder después de una auditoría o una reunión. Igualmente, permite analizar si se van a repetir determinadas incidencias y buscar la causa que las origine.
La información acumulada es posible que sea muy útil para la dirección. Si un mismo incumplimiento aparece varias veces, quizá es posible que sea preciso que cambie un procedimiento, mejore la formación o que se asignen más recursos.
Todas estas nuevas tecnologías que han ido apareciendo han venido para quedarse y hacen más sencillo el día a día de las organizaciones.
