La gestión documental se ha convertido en un pilar fundamental para el funcionamiento de las empresas. Es importante la implementación de un sistema de gestión documental porque aporta una serie de beneficios que repercuten directamente en la productividad del negocio. La gestión documental permite organizar, almacenar, recuperar y controlar el acceso a la información generada y recibida por una empresa. En un entorno cada vez más digitalizado es aconsejable garantizar la eficiencia en la gestión de documentos y asegurar su confidencialidad.
Con las nuevas tecnologías informáticas ya no es necesario utilizar documentos de papel o carpetas. El sistema de gestión documental puede organizar, digitalizar y completar tareas, todo ello mediante el uso de un software de gestión documental. Su objetivo principal es garantizar que la información esté segura y facilitar el acceso rápido. Esto ahorra tiempo a los empleados, reduce errores y mejora la calidad de los servicios. Desde Cinco Días explican que «la digitalización de los documentos es un gran paso que facilita los procesos internos de las empresas y que supone un ahorro importante».
Este sistema reduce la carga de trabajo manual y permite buscar la información necesaria de forma instantánea. Los documentos digitales son más seguros que los de papel porque no se rompen ni se pueden extraviar. Los informes en papel pueden perderse en cualquier momento y es un problema frecuente al que se enfrentan las empresas y que puede traer graves consecuencias. Además, la gestión digital ahorra espacio físico y disminuye el uso de papel.
Este sistema ofrece seguridad, ya que cuando envías documentos confidenciales no son tan vulnerables a los hackers como lo serían si los enviaras por correo electrónico. Es fundamental disponer de una herramienta para establecer controles de acceso y garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a ciertos documentos.
Para conocer este tema con más profundidad le hemos preguntado a los profesionales de la empresa Mod y estos expertos en gestión documental nos han informado que la seguridad reduce pérdidas de documentos sensibles porque pueden estar protegidos por contraseñas y guardados de manera segura.
Este sistema realiza copias de seguridad periódicas de los documentos importantes para garantizar la preservación de la información ante posibles fallos técnicos. La gestión documental agiliza el acceso a los documentos relacionados con las relaciones con los clientes, como contratos y facturas. Los trabajadores pueden acceder rápidamente a esos contratos, lo que mejora la satisfacción de los clientes.
Otra de las ventajas es que permite buscar y acceder a los documentos de manera rápida y precisa. Al disponer de la información de forma instantánea, los empleados pueden dedicar el tiempo a otras tareas. Varios estudios han descubierto que las empresas que no disponen de este sistema sus empleados dedican más de 15 minutos en buscar los documentos necesarios para completar una tarea.
La gestión documental permite búsquedas por palabras clave y texto completo. Muchos empresarios pueden consultar todos los documentos relacionados con una fecha determinada. Al poder tener acceso a la documentación de forma rápida necesitamos menos personal realizando labores administrativas. Muchas leyes exigen que las empresas mantengan los documentos durante ciertos períodos, como las facturas o contratos. Pero un sistema de gestión documental permite que la empresa guarde estos documentos y evita sanciones.
La gestión de documentos protege la confidencialidad y establece controles de acceso porque los documentos empresariales suelen contener datos financieros o información de clientes. Incluso, guarda la información histórica de la empresa y esto es fundamental en situaciones de cambio de personal o cuando se necesita acceder a proyectos antiguos.
La indexación u organización de la información con un índice permite un acceso más rápido a los documentos. Además, este sistema identifica la información duplicada para eliminarla y conserva solo los documentos relevantes. Mejora la comunicación interna y facilita la colaboración entre empleados y oficinas ubicadas en diferentes lugares, ya que los documentos pueden compartirse y todos los trabajadores tienen acceso a la misma información y pueden editar los datos de forma coordinada.
Este sistema es ideal para empresas con empleados en remoto y permite configurar permisos de acceso para que solo personas autorizadas puedan editar ciertos documentos. El almacenamiento permite el acceso remoto y la información está disponible en diferentes dispositivos (PC, tablets, smartphones). Es importante que a los documentos se le asignen metadatos como la fecha de creación, los datos del cliente, el tipo de documento, el departamento, etc. Estos metadatos facilitan la búsqueda y recuperación del documento. La gestión documental no supone un gasto sino una inversión que se rentabiliza desde el primer momento.
