Automatizar los procesos que hasta el momento han venido realizándose de forma manual nos permite ahorrar costes, tiempo y, además, ser mucho más eficaces durante nuestra jornada laboral. En otras palabras, esta automatización se trata de hacer las cosas mucho más fáciles, efectivas y eficientes.
Y es justo en la búsqueda de esa rentabilidad y eficiencia que te permite la automatización de labores que cada vez más organizaciones optan por esta opción de cara a un mercado cada vez más competitivo.
Por lo general, todas las actividades que lleva a cabo una persona dentro de la empresa a la cual pertenece tienen el objetivo de soportar un proceso y que a la vez, siempre nos indicará como se encuentra la información dentro de la organización.
Si dichos procesos se encuentran definidos y se tiene claro qué personas, de que áreas y las tareas que realizan dentro del proceso, se conoce mejor la información que introduce, como se transforma y como se entrega al finalizar; aquí es cuando la empresa puede comenzar a plantearse las necesidades o los beneficios que supone automatizar.
Así se comienza el proceso de integración de aplicaciones que sustituyan los procesos manuales, acelerando el tiempo de ejecución de las tareas y eliminando los posibles errores humanos que pueden cometerse a la hora de trabajar de forma manual.
¿En qué consiste la automatización de procesos?
Automatizar los procesos en una empresa se refiere a integrar la tecnología de softwares o maquinaria para hacer algunas actividades más rápidas, con un menor costo y aumentado la productividad.
Por lo general, la mayoría de las empresas tienen un sistema de trabajo específico, que no es más que el modo de trabajo que sigue una línea específica e involucra a personas de diferentes áreas; lo que da como resultado un proceso que puede estar definido formalmente o no. Así, cuando la compañía ha alcanzado un nivel de producción muy alto, puede plantearse la necesidad de automatizar el sistema de modo que todo fluya de una manera más rápida.
¿Cuáles son las principales ventajas de la automatización de procesos?
La automatización de procesos cada vez es más común en las empresas debido a ventajas tales como reducción de costes, errores humanos y accesibilidad, entre otros:
- Minimiza costes al mejorar la carga de trabajo del equipo y disminuir los recursos.
- Se minimiza el número de errores, ya que se evitan los errores humanos o de comunicación.
- Aumenta de forma significativa la velocidad de la ejecución reduciendo los tiempos de cada tarea.
- Permite conseguir informes de forma rápida y al momento.
- Permite realizar seguimiento de cualquier proceso y en todo momento.
- Se puede controlar los resultados en tiempo real, siempre que esté actualizado.
- Elimina la acumulación de papel, minimizando costes, tanto en lo material, como de impresión.
¿Qué tipo de beneficios para su negocio puede brindar la automatización procesos?
La automatización procesos le permite a las empresas diseñar, ejecutar, observar, supervisar y mejorar sus procesos de negocio al momento. Sin embargo, ofrece una serie de otros beneficios listados a continuación:
- La optimización de los procesos de producción: reduciendo el ciclo de producción, mejorando la carga de equipo y disminuyendo los recursos de las acciones.
- Seguimiento y control de los resultados en tiempo real, tanto nivel general como al detalle, lo cual a su vez también facilita la toma de decisiones.
- Trazabilidad de procesos
- Automatización de procesos que se debe vincular según las bases de datos de todos los sectores de la organización, en un sistema de información común. Esto minimiza el número de errores humanos y de comunicación e incrementa la velocidad de procesamiento.
- Definición, configuración y estandarización de los indicadores de rendimiento en los negocios.
- Permite el acceso a informes, en cualquier momento, consolidados con indicadores sumamente útiles para la gestión.
- Identificación y solución de los puntos ineficiencia, desperdicios y mala aplicación de los recursos.
- Implementación del flujo de trabajo para eliminar errores e inconsistencias del proceso.
- Aumento de la velocidad de ejecución.
- Reducción de los tiempos entre distintas actividades.
- Una mayor coherencia en la aplicación de las normas de gestión empresarial.
- Elimina la acumulación y costes de impresión y papel.
- Permite la utilización de distintos sistemas y diferentes plataformas sin la necesidad de que el trabajador tenga que memorizar lo que debe de utilizar.
¿Qué tenemos que tener en cuenta a la hora de automatizar un proceso?
Git Doc, equipo experto en la transformación digital de los procesos de una empresa, nos comparten los requisitos que hay que tener antes de comenzar con un proceso de automatización exitoso:
- Debes conocer cada proceso a automatizar por completo.
- Es necesario medir los tiempos que solemos utilizar en la ejecución de cada tarea.
- Es importante analizar todos los aspectos del proceso que se pueden eliminar o simplificar.
- Seleccionar un software o aplicación que nos facilite el trabajo.
- Integrar diferentes plataformas y software que se comuniquen entre sí.
Hay que ser cuidadosos al momento de decidir si de verdad a tu empresa le conviene comenzar con la automatización o hasta que punto automatizar un proceso. Esto porque en algunos casos, la automación más bien crea barreras para los clientes; y en lugar de facilitar, acaba dejando al cliente decepcionado, haciendo con que su experiencia sea muy negativa.
¿En cuáles áreas de una empresa se pueden automatizar procesos?
En caso que te hayas decidido a automatizar, estos son algunos rubros dentro de tu empresa donde se pueden automatizar los procesos, asegurando eficacia:
Redes sociales
Lo que ahora se conoce como la herramienta de publicidad más funcional y económica que existe te permite automatizar los procesos de publicaciones, programándolas de antemano y hasta reproduciendo respuestas automáticas, al igual que la sincronización datos.
Además, se puede revisar estadísticas de alcance, para poder evaluar y comparar los resultados contra otras ventas de forma rápida y sencilla, así como la mejora de estrategias de mercadeo para productos o actividades.
Marketing digital
Algunas estrategias de mercadeo se pueden automatizar para convertir clientes potenciales en clientes fidelizados y aumenta la tasa de retorno de inversión de la empresa. Estas herramientas son:
- Email marketing
- Tracking de visitantes
- Valoración de leads
- Creación de workflows automatizados.
Contabilidad
La automatización del área contable de la empresa se da a través de softwares, los cuales son tan buenos que son ilimitados, e incluso se podría hasta llevar la contabilidad personal en ellos.
A través de estos podremos saber qué está pasando con la contabilidad de la empresa por medio de una interfaz muy fácil y cómoda de usar; donde además, podemos crear copias de seguridad que protegerán la información en caso de pérdidas de equipos.
Sin embargo, en este punto cabe acotar que el uso de estos softwares es bastante inútil a menos que sepas interpretar muy bien los resultados. Así que en caso que no tengas el conocimiento necesario, podrías contratar alguna empresa que se dedique a llevar la contabilidad y se especialice en la interpretación correcta de la data.
¿Cómo automatizar todos los procesos?
Para conseguir esta tan anhelada automatización y centralización de procesos es necesario tener un software que aúne Marketing Automation, CRM y ERP. Así, todos los procesos y los datos recogidos quedan agrupados y organizados en el mismo programa facilitando su gestión. Por lo general estos programas se muestran como una tecnología que rentabiliza la información de los procesos, ya que centraliza esta información de una forma omnicanal.
Además, si por ejemplo también se trata de un software para la gestión de los procesos de ventas, también personaliza la experiencia de compra, incrementa la fidelización y ayuda a maximizar beneficios, por medio del uso de herramientas de análisis, cruce de datos y toma decisiones para optimizar las ventas y sacar el máximo beneficio de ellas.
Así mismo, pueden integrarse los diferentes sistemas de cada empresa; como plataformas E-commerce, ERP, CRM, herramientas de Business Intelligence, etc.
En definitiva, la automatización de los procesos en las empresas es una excelente manera de ahorrar algo de dinero, al tiempo que se acelera la logística de ejecución del mismo y se aumenta la rentabilidad de la empresa.
Igualmente, este es un paso que tiene que darse si se quiere ser un buen competidor en el mercado y no quedarse obsoleto en cuanto a gestión interna. Cuando optamos por una sola herramienta centralizadora de la información, logramos conectar y gestionar la información, tanto de clientes, como de productos, resolviendo problemáticas clásicas como perfiles de cliente único, stock, fidelización, dificultades en Click & Collect, carritos abandonados, facturación, etc. Así, las empresas aumentan sus ventas basándose en el conocimiento que tienen sobre sus clientes, controlando todos los procesos internos y resolviendo con facilidad sus problemas habituales. Además, podrás trabajar sobre tus fortalezas y debilidades, controlando la situación de la empresa en su totalidad y en pro de la generación de mejoras y beneficios.
Automatizar y centralizar la información es clave si se quiere seguir creciendo y mejorando como empresa de la mano de las herramientas que la tecnología le va ofreciendo a la industria.
