¿Te suena eso de que “las cosas siempre se han hecho así”? Muchas empresas familiares o con una larga trayectoria trabajan bajo este lema, y es porque han crecido gracias a métodos sólidos, esfuerzo constante y un “saber hacer” que ha pasado de generación en generación. Pero admitámoslo: el mundo cambia bastante rápido, y para seguir siendo competitivos en el mercado, no queda otra que actualizarse. De hecho, adaptarse a los nuevos tiempos es, sin duda, una oportunidad real de seguir creciendo incluso con más herramientas de las que antes disponías a tu favor.
Sin embargo, a las personas que llevan para adelante sus negocios de toda la vida les sigue dando “miedo” dar el paso, y una de las razones de este temor es el hecho de perder autenticidad. En este contexto debemos entender que modernizarse no es sinónimo de dejar de ser lo que éramos, ¡Al contrario! Una buena adaptación nos permite conservar lo mejor de la empresa, mientras introducimos cambios que facilitan el día a día, protegen nuestros recursos y multiplican nuestras opciones.
Y si no me crees, ¡Al menos sigue leyendo este artículo!
¿Por qué es importante actualizar tu empresa?
La modernización de una empresa tradicional no es un capricho, eso lo primero: es una decisión inteligente que puede marcar la diferencia entre estancarse o seguir avanzando.
A continuación, vamos a darte 4 razones que te harán verlo de otra forma:
- Porque el mercado lo pide.
Hoy en día los clientes esperan rapidez, comodidad, profesionalidad y opciones adaptadas a sus rutinas digitales. Si no puedes ofrecerles lo mismo que una empresa moderna, puede que busquen otra opción.
- Porque lo digital es más seguro.
Un incendio, una inundación o simplemente el paso del tiempo pueden acabar con documentos en papel que son vitales. Ese es el motivo por el que Everygit nos hace comprender que adaptarnos y digitalizar nuestros documentos, es lo mejor que podemos hacer para proteger datos sensibles de nuestra empresa.
- Porque mejora el trabajo diario.
Organizarte mejor, automatizar procesos y acceder a la información al instante reduce errores, estrés y pérdidas de tiempo. Además, cuando tu equipo de empleados trabaja con menos carga y más rendimiento, todo mejora.
- Porque te mantiene competitivo.
Si tus competidores ya están modernizados, tienen ventaja. Si tú das el paso, puedes recuperar terreno o incluso adelantarte.
Beneficios de adaptarte a los nuevos tiempos.
Créeme, modernizar tu empresa de toda la vida te ofrece muchas más ventajas de las que imaginas; aquí van algunas de las más importantes:
- Pagarás menos, a corto y a largo plazo: menos papel, menos almacenamiento físico, menos horas perdidas buscando documentos.
- Podrás acceder desde cualquier parte a la información: puedes consultar documentos, contratos o datos desde donde estés.
- Le ofrecerás una mejor experiencia a los clientes: responder con rapidez y profesionalidad es más fácil cuando todo está organizado.
- Tendrás un mayor control sobre tu negocio: los sistemas digitales tienen la capacidad de saber qué está pasando en cada momento con solo unos clics.
- Serás más sostenible: usar menos recursos físicos contribuye al cuidado del planeta.
- ¡Crecerás con mucha facilidad!: una empresa con sistemas actualizados puede escalar sus servicios o productos con mayor agilidad.
Todo esto se traduce en una empresa más ágil, más segura y más preparada para lo que venga, sin perder su historia ni su identidad.
Pasos prácticos para empezar la transformación.
A continuación, podrás leer los pasos que te conducirán hacia un camino realista para que puedas aplicar cambios a tu ritmo, ya que lo importante es avanzar con sentido.
- Haz un diagnóstico de cómo trabajas ahora.
Antes de cambiar nada, dedica un tiempo a observar cómo funciona tu empresa día a día; para ello, hazte las siguientes preguntas:
- ¿Qué tareas ocupan más tiempo?
- ¿Qué procesos son manuales?
- ¿Qué información se pierde con frecuencia?
- ¿Quién necesita acceso a qué cosas?
Una vez las contestes, haz un pequeño “mapa” de tu forma de trabajar. Así verás con claridad dónde están los puntos de mejora y podrás priorizar sin improvisar.
- Define tus objetivos de modernización.
No todas las empresas necesitan lo mismo, así que marca tus propias metas.
Por ejemplo:
- Tener todos los contratos digitalizados antes de final de año.
- Reducir el uso de papel en un 60 % en tres meses.
- Implementar un sistema de almacenamiento en la nube antes del próximo trimestre.
- Automatizar la facturación.
Pon plazos realistas y empieza poco a poco.
- Digitaliza los documentos importantes.
Este paso es muy importante, porque te libera del caos del papel y te da una sensación de orden y control casi inmediata. El proceso no es solo escanear:
- Se captura la información, se clasifica,
- se etiquetan los documentos con metadatos para que puedas encontrarlos fácil,
- y se guardan en plataformas seguras, con copias de respaldo.
Es un poco trabajoso, pero merece la pena: te protege frente a robos, incendios, pérdidas o simples despistes, y te da la opción de recuperar información antigua en tan sólo unos pocos segundos. Sin duda, es una de las inversiones más sensatas que puedes hacer por la salud de tu negocio.
- Usa herramientas digitales de gestión.
Una vez digitalizados tus documentos, puedes ir más allá e implementar sistemas de gestión que lo simplifiquen todo:
- ERP (“Enterprise Resource Planning”): conecta contabilidad, inventario, ventas y compras.
- CRM (“Customer Relationship Management”): para gestionar clientes, contactos y seguimiento de ventas.
- DMS (“Document Management System”): para almacenar, compartir y organizar documentos.
- Herramientas colaborativas: como “Google Workspace”, Microsoft 365 o “Notion”.
Muchas tienen versiones adaptadas a pequeñas empresas, y aprender a usarlas es más fácil de lo que parece. La clave es elegir una que se adapte a ti, y no al revés.
- Forma a tu equipo (y a ti mismo).
La tecnología no sirve de nada si las personas no saben utilizarla. Así que este paso es tan importante como los anteriores:
- Haz pequeñas sesiones de formación con tu equipo.
- Crea manuales internos o vídeos con los pasos básicos.
- Ten paciencia: al principio puede parecer lioso, pero con práctica todo fluye.
También es importante tener a alguien de referencia que pueda resolver dudas. Si sois poquitos, puede ser una persona externa durante un tiempo.
- Automatiza tareas repetitivas.
Seguro que hay cosas que hacéis todos los días y os llevan mucho tiempo: enviar facturas, recordar cobros, responder correos similares…
Por eso, debes saber que hay herramientas que automatizan muchos de estos procesos:
- Facturación automática con recordatorios.
- Respuestas automáticas por correo.
- Agendas compartidas para que todo el mundo sepa qué toca hacer.
Cuanto más reduzcas el trabajo mecánico, más tiempo tendrás para centrarte en lo que de verdad importa: tus clientes, tus ideas y tu crecimiento.
- Haz un seguimiento y mejora sobre la marcha.
La adaptación no es un punto final, sino un proceso constante. Cada cierto tiempo, vuelve a hacer una pequeña revisión y pregúntate:
- ¿Qué ha funcionado bien?
- ¿Qué sigue costando?
- ¿Hay nuevas herramientas que podrían ayudarte?
Recoge reseñas y respuestas de todo tu equipo, habla con tus clientes y ve puliendo lo que haga falta. Sobre todo, no tengas miedo a cambiar cosas si ves que hay formas mejores de hacerlas.
¿Y qué pasa si no me modernizo?
Esta, es una pregunta que se hacen muchas empresas con trayectoria, y aunque es totalmente válida, debe tener solución, ya que los riesgos de no hacerlo pueden acarrear consecuencias graves para nuestra empresa. A veces da miedo cambiar cosas que han funcionado durante años. Pero no adaptarse no significa quedarse como estás: significa, inevitablemente, retroceder y quedar obsoleto.
Cuando el entorno cambia y tú no lo haces, te vas quedando atrás. Tus competidores se vuelven más rápidos, tus clientes más exigentes, y tus procesos empiezan a parecer lentos, ineficientes o anticuados. Puede que hoy no lo notes, pero poco a poco eso afecta a tu reputación, a tus ventas y al estado de ánimo de tu equipo.
Además, seguir gestionando todo en papel o con sistemas desactualizados supone un riesgo real:
- ¿Y si mañana pierdes un contrato importante por no poder enviarlo a tiempo?
- ¿Y si un incendio borra años de documentos que no tienen copia?
- ¿Y si pierdes una subvención por no presentar la documentación digital correctamente?
- ¿Y si te quedas sin stock necesario por no querer pedir cosas de Internet?
- O peor… ¿Y si los clientes están diciendo cosas de tu negocio en Internet, y tú ni lo sabes?
No modernizarse es dejar que otros te adelanten por la derecha sin que puedas hacer nada; es cargar con un peso innecesario que, con las herramientas adecuadas, puedes soltar. Y es, sobre todo, perder oportunidades que podrían darte ese impulso que llevas tiempo buscando.
Así que quédate con esto: adaptarse no es complicado ni caro si se hace paso a paso. Lo que sí puede salir caro… ¡Es no hacerlo nunca!
